Κατά την διάρκεια της αρχικής παραμονής στο νοσοκομείο, η οικογένεια παραπέμπεται από την κοινωνική υπηρεσία του νοσοκομείου στην κοινωνική υπηρεσία του Ξενώνα για να υποβάλλει τα απαραίτητα για την φιλοξενία δικαιολογητικά και να συμπληρώσει την αίτηση φιλοξενίας.

Γίνεται ξενάγηση από τον Κοινωνικό Λειτουργό στους χώρους του Ξενώνα, δίνονται γενικές πληροφορίες για τις συνθήκες διαβίωσης και ο κανονισμός λειτουργίας, τα σχετικά με την φιλοξενία διακαιολογητικά.

Το αίτημα φιλοξενίας υποβάλλεται στην αρμόδια Επιτροπή Επιλογής για έγκριση ή απόρριψη. Σε περίπτωση που η ανάγκη για φιλοξενία είναι άμεση, την ευθύνη εισαγωγής αναλαμβάνει η Διεύθυνση.

• Βασικό κριτήριο επιλογής για φιλοξενία είναι η κοινωνικοοικονομική κατάσταση του ενδιαφερόμενου. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει διαθέσιμο δωμάτιο, λειτουργεί λίστα αναμονής.
• Το διάστημα φιλοξενίας ορίζεται στα παραπεμπτικά των ιατρών και ανανεώνεται κυρίως με έγγραφη πιστοποίηση του Διευθυντή του τμήματος και της Επιτροπής.

Τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για την φιλοξενίας είναι:

1. Αίτηση φιλοξενίας (συμπληρώνεται στον Ξενώνα)
2. Παραπεμπτικό από τους Διευθυντές των ανωτέρω Ογκολογικών τμημάτων.
3. Βεβαίωση από νοσοκομείο ή άλλο δημόσιο φορέα ότι ο ενδιαφερόμενος συνοδός του παιδιού δεν πάσχει από μεταδοτικό νόσημα.
4. Εξουσιοδότηση των γονέων ή του νόμιμου κηδεμόνα επικυρωμένη σε Αστυνομικό Τμήμα, όταν μαζί με το παιδί χρειαστεί να μείνει ενήλικο συγγενικό πρόσωπο, αντί των γονιών.
5. Βεβαίωση από Τμήμα Αλλοδαπών περί νόμιμης παραμονής, σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος είναι αλλοδαπός.
6. Πιστοποιητικό απορίας όπου απαιτείται.